Le besoin à couvrir
Vérifier que la copie numérique reste exploitable comme preuve pendant toute sa conservation.
Ne retenez l’option d’archivage que si l’éditeur remet une procédure qui couvre la capture, les contrôles, l’intégrité, l’horodatage, les accès et l’export. Le libellé commercial « valeur probante » ne suffit pas.
Constats sourcés
- L’arrêté du 22 mars 2017 exige notamment une reproduction à l’identique, une organisation documentée avec contrôles internes, la disponibilité, la lisibilité, l’intégrité et un horodatage des fichiers numérisés.
- N2F affiche l’archivage à valeur probante comme une option payante de ses offres de notes de frais.
Les fonctions annoncées par un éditeur restent à confirmer sur le contrat, la version et le jeu d’essai du client.
Protocole reproductible
- Numériser une facture papier comportant couleur, verso et plusieurs pages, puis contrôler l’image et le contenu.
- Corriger une donnée comptable sans modifier le fichier archivé et vérifier les traces des deux opérations.
- Exporter le justificatif, son horodatage et les éléments d’intégrité sans dépendre de l’écran du fournisseur.
- Faire restaurer le dossier par un autre utilisateur et documenter la durée de conservation contractuelle.
Contre-cas
Si les factures arrivent déjà sous forme électronique, ne transposez pas automatiquement le procédé prévu pour numériser du papier : documentez la conservation du fichier d’origine et sa piste d’audit.
Notre sélection éditoriale pour ce besoin
L’ordre ci-dessous exprime notre recommandation pour le cas traité, à confirmer avec le protocole et les contre-cas documentés sur cette page.
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